BAB I

PENDAHULUAN

1.1  Latar belakang

    Surat yaitu pernyataan tertulis yang dibuat dengan tujuan untuk menyampaikan informasi kepada pihak lain dan merupakan alat komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan instansi. Surat-menyurat yaitu kegiatan penanganan surat masuk dan keluar yang meliputi penerimaan, penggolongan, pengarahan, pencatatan, pendistribusian dan pengiriman surat keluar. Mengingat pentingnya surat-menyurat sebagai kegiatan pendukung dalam berbagai kegiatan, maka kami mencoba untuk menjabarkan tentang surat-menyurat.   

     Makalah  ini disusun dengan maksud sebagai kebijakan dasar dan acuan dalam pelaksanaan kegiatan surat-menyurat, sebagai landasan guna menyusun petunjuk teknis surat-menyurat, untuk menunjang tertib administrasi surat-menyurat, dengan tujuan agar pembaca dapat mengetahui dan menggunakan surat sesuai dengan ketentuan dengan sebaik-baiknya.

1.2 Tujuan

Makalah ini dibuat dengan tujuan untuk memenuhi tugas mata kuliah jenis jenis surat dalam administrasi pendidikan untuk menambah pengetahuan, memahami lebih mendalam tentang surat dan jenis-jenisnya.

BAB II

PEMBAHASAN

JENIS-JENIS SURAT DALAM ADMINISTRASI MENEGEMEN PENDIDIKAN

2.1   Pengertian surat

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, surat berarti kertas sebagai data atau keterangan sesuatu yang ditulis. Jadi surat adalah alat komunikasi tertulis yang disampaikan dari satu pihak kepada pihak lain baik atas nama pribadi maupun atas nama organisasi atau perusahaan.

Menurut  PUSAT PEMBINAAN DAN PENGEMBANGAN BAHASA DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL, Surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain.

Menurut DJOKO PURWANTO, Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain baik yang berkaitan dengan kegiatan bisnis maupun non bisnis.

2.2  Kriteria-kriteria yang terdapat dalam surat

Sebuah surat dibuat dan dikirimkan dengan maksud agar sipenerima surat memahami maksud sipembuat surat. Olehkarenaitu, agar isi surats esuai dengan kehendak sipengirim/sipembuatsurat, surat harus memenuhi beberapa kriteria sebagai berikut:

1. Dibuat dalam bentuk yang menarik

2. Dibuat dengan bahasa yang mudah dimengerti

3. Menghin dari kata-kata atau kalimat yang tidak perlu yang dapat membingungkan penerima     

4. Langsung kepada pokok permasalahan Menggunakan bahasa yang sopan dan menarik 

2.3 Ciri-ciri surat

1. Surat merupakan pesan tertulis E-mail atau electronic mail  bias disebut sebagai surat,   di  atas kertas.

2. Isi pesandalam surat berupa informasi atau persuasi
Secara garis besar pesan dalam surat dibagi menjadi 2 golonganya itu informasi dan persuasi. Pesan disebut sebagai informasi jika isinya adalah menyampikan fakta, dan pesan disebut persuasi jika isinya merupakan ungkapan keinginan atau pikiran penulis kepada pembacanya dengan harapan pembacanya bias berpikir atau bertindak sesuai dengan keinginan.

3. Surat memiliki bagian yang standar
Cirikhas surat yang membedakannya dengan pesan tertulis lain adalah bagian-bagian yang membentuknya.

4. Surat memiliki bentuk yang standar
Faktor  yang membedakan surat dengan jenis pesan tertulis lain bukan hanya isinya, tapi juga bentuk tampilannya. Contoh bentuk surat           
1. Bentuk Resmi
2. Bentuk Lurus
3. Bentuk Bertekuk

5. Surat memiliki satu pesan inti
Praktek yang umum dalam korespondensi selalu menganut azas “satu surat satu pesan”.surat wawancara misalnya, pesanya hanya memberitahukan pembaca agar datang untuk wawancara.

6. Gaya bahasa surat bisa formal atau informal
Bahasa formal (baku) adalah bahasa yang digunakan dalam forum resmi seperti rapat resmi, pidato dsb. Kelebihan bahasa formal adalah ketegasan (tidak terkesan ketidak seriusan) dan kejelasan pesan, dan kelemahan adalah tidak ekspresif (sulit menunjukan rasa tidak suka, kecewa, dsb.

2.4. Jenis-jenis surat

1. Surat menurut pemakaiannya

A.  Surat pribadi

Surat pribadi dalah surat perseorangan kepada orang lain atau kepada organisasi. Surat pribadi dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu:

1.  Surat pribadi yang bersifat resmi, yaitu surat yang dikirim kepada penjabat suatu instansi atau organisasi. Misalnya surat lamaran pekerjaan.

2.  Suratpribadi yang bersifat tidak resmi, yaitus urat yang dikirim kepadateman, kerabat, atau keluarga.

B.     Surat Niaga

Surat niaga adalah surat yang digunakan dalam kegiatan usah atau bisnis. Yang termasuik surat niaga meliputi surat penawaran, surat pesanan, dan surta perjanjian.

a.       Contoh surat penawaran

Toko Agung Jaya Jalan Pahlawan No. 8 Tembilahan Yth. Direktur PT Makmur Sentosa Jalan Danau Toba No. 10 Tembilahan       Dengan hormat, Dalam iklan ini pada hareian Kompas tanggal 25 Juni 2007 dinyatakan bahwa perusahaan Saudara membuat mebel dengan berbagai model terbaru dengan mutu yang baik. Dengan ini kami berkeinginan untuk memasarkan barang tersebut.Oleh sebab itu, kami dikirim keterangan lengkap mengenai: 1.      Cra pembayaran 2.      Cara penyerahan 3.      Kemudahan lain yang dapat kami peroleh Atas perhatian Saudara, kami mengucapkan terim kasih.                                                                                     Hormat kami,                                                                                     FATHURROHMAN

b.  Surat perjanjian adalah surat yang dibuat oleh duabelah pihak yang telah sepakat untuk suatu urusan.

Contoh surat perjanjian

SURAT PERJANJIAN Saya yang bertanda tangan di bawah ini : N a m a          : HAMAM MAULANA Nomor Induk      : 101110458 Kelas/Program    : X 6 Alamat                                         :  BCE Block C1 No. 24 RT.01/09                                                                                     Berdasarkan kesepakatan orang tua siswa dengan pihak sekolah pada hari Senin, tanggal 31 Januari  2011, Jam  11.30 WIB, tentang pelanggaran tata tertib sebagai berikut : 1. Melanggar pasal 23“ Keluar/ Nongkrong/Main PS/ Judi” Di tempat-tempat yang dilarang pada jam pelajaran, jam istirahat dan jam pulang sekolah, dengan sangsi   “Siswa dan orang    tua di panggil oleh kesiswaan dan walikelas guna membuat surat perjanjian dengan materai 2. Melanggar pasal 13“MEROKOK”. Dengan sangsi “Siswa dan orang    tua di panggil oleh walikelas guna membuat surat perjanjian dengan materai” Saya menyadari bahwa hal ini melanggar pernyataan atau perjanjian yang dibuat ketika  saya masuk  SMA PLUS PGRI Cibinong pada tahun pelajaran 2010/2011, yang diketahui dan disetujui oleh orang tua. Oleh karena itu saya berjanji : Apabila dikemudian hari saya mengulangi melanggar tata tertib sekolah, maka  saya siap dikeluarkan dari Sekolah tanpa syarat apapun. Demikianlah surat perjanjian ini saya buat dengan sesungguhnya dalam keadaan sadar/tanpa ada paksaan dari pihak manapun dan saya tanda tangani dengan penuh rasa ranggung jawab.                                                                                                                                          Cibinong, 31  Januari  2011     Orang tua/Wali                                      Siswa Ybs. DEDEH ROSIDAH                                       HAMAM MAULANA Mengetahui Wk. Urs. Kesiswaan, Wali Kelas, IWAN GUNAWAN S.Pd

C.    Surat dinas

Surat dinas adalah surat yang isinya menyangkut segi-segi kedinasan.

Bagian-bagian dari surat dinas sebgai berikut:

a) Kepala surta

b) Nomor surat

c) Lampiran

d)  Hal

e) Tanggal surat

f) Alamat yang dituju

g) Salam pembuka

h)  Isi surat

i) Salam penutup

j) Tanda tangan

k) Nama terang

l) Jabatan

m) Tembusan

Contoh surat dinas :

DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAH RAGA KABUPATEN INDRAGIRI Tembilahan , 21 April 2011 Nomor         : 007/DIKPORA/KT/IV/2011 Lampiran      : - Perihal       : Undangan Yth. Sdr. Indra Permana Jl. Cendrawasih No. 12 Dengan hormat, Kami mengundang Saudara untuk menghadiri rapat yang akan diadakan pada: Hari         : Selasa, 25 April 2011 Tempat       : Gedung pertemuan DIKPORA Kab. TEMBILAHAN Waktu        : 10.00 – 12.00 WIB Acara        : Dengar pendapat dengan Dewan DPRD Kab. Indragiri hilir Atas perhatian Saudara, akmi ucapkan terima kasih Hormat kami, Kepala DInas Dikpora Kab. indragiri Drs. FATHURROHMAN

2.  Surat menurut wujudnya

A.  Surat bersampul

Surat Bersampul adalah surat yang dikirimkan kepada seseorang dengan menggunakan sampul surat. Berita yang dikirimkan dengan surat bersampul ini, biasanya, berpesan panjang dan tidak layak diketahui oleh pihak lain.

B.  Warkat pos

Warkat Pos Warkat pos adalah surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas. Surat seperti ini dapat dilipat menjadi amplop. Jadi, lembaran surat ini dapat dipakai sekaligus sebagai amplop.

C.  Kartu pos

Kartu Pos Kartu pos adalah surat terbuka yang terbuat dari kertas berukuran 10 × 15 cm. Lembaran kertas surat ini, biasanya, tebal sehingga berbentuk kartu. Kegunaan surat ini untuk menyampaikan berita yang singkat. Akan tetapi, pesan yang tertulis dapat diketahui oleh orang lain yang bukan haknya sebab berada pada halaman terbuka. Jenis surat ini, biasanya, dijual di kantor pos

D. Memo dan nota

a). Memo

memo singkatan dari memorandum  yang berasal dari kata  memory yang berarti

     ingatan atau pesan singkat.

    Contoh memo

PT ASURANSI JASA INDONESIA MEMO Kepada       : Kabang Pemasaran Dari         : Direktur Pemasaran Hal          : Promosi        Sesuai dengan undangan ceramah dari Unikan Atmajaya (terampil), kami minta agar Saudara mempersiapkan bahan ceramah yang dimaksud. Dalam kesepakatan itu nanti kita akan membagikan prospektus.        Terima kasih            Tembilahan, 14 September 2014                                                                                                    fathurrohman

b).  Nota

Nota  adalah  surat yang  dibuat oleh  atasan kepada bawahan  atau  sebaliknya di dalam satu kantor untuk meminta data atau informasi.

             Perhatikancontoh nota dinasberikutini :

        

Nota Dinas No. 08/SMR/2006 Kepada: Drs. Bondan (Pembina OSIS) Dari      : Ir. Broto (Kepsek) Hal       : Undangan Seminar Denganhormat, Harap hadir pada acara seminar seharitentang “penaggulangan Bahaya AIDS Bagi Remaja” di Fakultas pai jalan Grilya No. 4 tembilahan Pusat, tanggal 16 Juli 2014, pukul 10.00 Terimakasih                                                                                            Tembilahan, 15 Juli 2014                                                                                                  Tandatangan                                                                                            Tembusan: Bendahara OSIS

E.     Telegram dan teleks

Telegram disebut juga surat kawat. Surat jenis ini adalah surat yang berisikan pesan yang relatif singkat. Surat ini dikirim dengan bantuan pesawat telegram. Surat ini akan sampai ke tangan penerima dalam waktu yang sin

3.    Surat menurut banyaknya sasaran yang hendak dicapai

A.    Surat biasa

Surat    biasa  adalah  surat   yang   pesannya   dapat    diketahui  oleh  orang  lain  tanpa

mengakibatkan kerugian bagi pihak manapun. Misalnya, surat undangan dan surat edaran.

Salah satu contoh dari surat biasa:

Contoh surat undangan

Tembilahan , 1 Oktober 2014 No      : 20/AU/07 Hal     : Undangan rapat Yth. Para Anggota Ulang Tahun SMK Rinjani Palembang Denganhormat, Dengan ini kami mengharapkan kehadiran eluruh anggotapanitia ulang tahun ke-37 SMK Rinjani palembang dalam rapat panitia yang akan diadakan pada: Hari        : Selasa Tanggal     : 6 Oktober 2014 Waktu       : 10.00 – selesai Tempat      : Ruang Auditorium SMK Rinjani Acara       : 1. Pengesahan 2. Penegecekan 3. Pembahasan Mengingat pentingnya rapat ini, diharapkan kehadiran seluruh anggota panitia. Atas perhatian dankerja sama Saudara, kami ucapkan terima kasih.                                                                   Ketua panitia                                                                           Bayu Panji

B.  Surat edaran atau pengumuman

Surat edaran atau pengumuman adalah surat yang beredar untuk semua orang dengan isi yang sama.

4.  Surat menurut isi dan maksudnya

A.  Surat pemberitahuan

Menurut Sabariyanto, surat pemberitahuan ialah surat yang dipergunakan untuk memberitahukan sesuatu, misalnya sarasehan, penataran dll.

Contoh surat pemberitahuan :

PT ABADI Jln. Sudirman No. 21 Jakarta Telepon (021) 91896761 No    : 61/RA/11/08 Hal   : Pindah Alamat Yth. Para rekan PT Abadi Dengan hormat,        Kami beritahuakan kepada rekan PT Abadi bahwa mulai tanggal 1 Januari 2014, kantor PT Abadi pindah alamat dari Jln. P. Dipenogoro No. 41 Jakarta ke Jln. Sudirman No. 21 Jakarta. Demikian untuk dimaklumi. Atas  perhatian  para   rekan  kami  ucapkan  terima         kasih.                                                                                                              Hormat kami,                                                                                                              Dian Priyana                                                                                                              Direktur Utama

B.     Surat Permintaan

Surat permintaan penawaran adalah surat yang dibuat oleh calon pembeli yang ditujukan pada penjual dengan maksud meminta keterangan menegenai barang-barang yang akan dibeli.

C.    Surat Penawaran

Surat penawaran adalah surat dari penjual kepada calon pembeli yang berisi penawaran barang atau jasa.

Tembilahan , 14 Juni 2011 No. : 345/ADM-PB/VI/2011 Hal : Permintaan Penawaran Kepada Yth. : Pimpinan PT. Surya Abadi Jl. Turangga 18A-B tembilahan Dengan Hormat,     Berdasarkan informasi yang kami terima dari rekanan kami, PT. Berdikari Sentosa (CIP: Bapak Arifin) bahwa PT. Surya Abadi menyediakan berbagai macam cat untuk luar ruangan beserta bahan pendukungnya.    Kami dari PT. Anugrah Semesta yang bergerak di bidang produsen pagar aluminium dan besi dengan target pasar ekspor ke Eropa dan Australia adalah pemakai tetap produk cat luar ruangan dengan pemakaian rata-rata 700 liter cat sebulan. Oleh karena itu, dengan surat ini kami mengajukan permohonan penawaran produk dari PT. Surya Abadi berupa : Cat luar ruangan jenis PU Dempul grey dengan daya koreksi rata dan tahan terhadap suhu diatas 100 decel Demikian Surat Permohonan Penawaran ini kami buat, atas tanggapan serta kerjasama yang baik kami ucapkan banyak terima kasih.                                                                                                     Hormat kami,                                                                                               PT. Anugrah Semesta                                                                                                Ir. Aidil Setiawan                                                                                                    (Purchase Dept.)

D.  Surat Pesanan

Surat pesanan adalah surat dari pemesan atau pembeli kepada penjual yang isinya memesan barang atau jasa.

E.  Surat Pangilan

Surat Panggilan adalah Naskah Dinas yang dipergunakan untuk memanggil Pejabat instansi pemerintah/ swasta/ perorangan, guna diminta keterangan mengenai sesuatu permasalahan/ persoalan.

F.  Surat Peringatan

Surat peringatan adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahannya dalam organisasi atau instansi yang melanggar ketentuan atau kesepakatan yang telah ditentukan.

G.  Surat Lamaran

surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat oleh seseorang untuk dapat memperoleh pekerjaan.

Isi dari surat lamaran meliputi:

a) Keadaan diri pelamar ( Nama lengakap, jenis kelamin,temapt tanggal lahir, kewarganegaraan, status menikah, alamat lengakap).

b) Pendidikan (formal dan nonformal)

Dan ada tiga jenis surat lamaran pekerjaan, yaitu:

a) Surat lamaran yang dikirim langsung ke perusahaan

b) Surat lamaran berdasarkan iklan atau lowongan pekerjaan

c) Surat lamaran melalui kantor penempatan tenaga kerja

5.   Surat menurut sifatnya

A.   Surat konvensional

Surat konvensional pribadi kini mulai tergeserkan dengan surat-surat elektronik searah perkembangan jaman dan teknologi. Surat pendek (short message), surat elektronik (e-mail), media pertemanan dan situs di internet mulai mendominasi.

B.   Surat rahasia

 Surat Rahasia Jenis surat ini berisi dokumen ringan yang pesannya hanya pantas diketahui oleh satu atau beberapa pejabat tertentu atau yang berwenang pada sebuah instansi. Pengiriman surat ini menggunakan dua buah sampul. Sampul pertama dituliskan kode R atau RS, yaitu singkatan dari "Rahasia" atau "Rahasia Sekali" serta disegel, sedangkan sampul kedua tidak diberi kode apapun. Surat jenis ini, misalnya surat tentang konduite pejabat dan surat dokumen suatu instansi.

C.  Surat sangat rahasia

 Surat Sangat Rahasia Surat ini berisi pesan dokumen penting yang berkaitan dengan rahasia atau keamanan suatu negara. Jenis surat ini dikirim dengan menggunakan tiga buah sampul. Pada sampul pertama dituliskan kode SR yang nerupakan singkatan dari "Sangat Rahasia". Pada sampul kedua dituliskan kode SRS, yaitu singkatan dari "Sangat Rahasia Sekali" serta dibubuhi segel atau lak untuk membuktikan keutuhan pesan surat. Pada sampul terakhir (luar) dibuat biasa agar tidak mengundang kecurigaan orang lain. Surat jenis ini, misalnya, surat dari kementerian luar negeri, surat untuk negara-negara tetangga, dan surat dokumen kemiliteran.

6.  Surat menurut urgensi penyelesaiannya

A. Surat segera atau ekspres

Pesan dalam jenis surat ini perlu segera disampaikan kepada penerima surat, tetapi tidak harus dikerjakan atau ditanggapi dengan cepat seperti pada surat kilat.

B. Surat kilat

kilat adalah surat yang pesannya harus dapat disampaikan kepada

penerima surat secepat mungkin. Tanggapan yang diharapkan dari surat

tersebut pun perlu dilakukan dengan cepat.

C. Surat kilat khusus

Surat kilat khusus adalah surat yang sangat penting daan harus segera

sampai kepada penerimanya.

BAB III

PENUTUP

3.1  Kesimpulan

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, surat berarti kertas sebagai data auketerangan sesuatu yang ditulis. Jadi surat adalah alat komunikasi tertulis yang disampaikan dari satupihak kepada pihak lain baik atas nama pribadi maupun atas nama organisasi atau perusahaan. Dan  surat tediri dari bebebrapa jenis yaitu, surat menurut pemakaiannya, surat menurut wujudnya, surat menurut sasaran yang hendak dicapai, surat menuru isi dan maksudnya, surat menurut sifatnya dan surat menurut urgensi penyelesaiaanya.